oleh

DPK Bontang Lakukan Audit Kearsipan Kepada Kesbangol

TERASKATA, Bontang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang melakukan verifikasi lapangan kepada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Bontang, Kamis (01/10/2020).

Kabid Kearsipan DPK Bontang, Nurbaena mengatakan, verifikasi ini sebagai lanjutan dari program Good Archival Governance Awards (Gagas).

“Selain verifikasi gagas, kami juga sekaligus melakukan audit kearsipan sebagai kewajiban kami di LKD (Lembaga Kearsipan Daerah, Red.) ke OPD (Organisasi Perangkat daerah, Red.),” ujarnya.

Nurbaena menjelaskan, Kesbangpol Bontang masuk dalam kategori 6 besar Gagas, sehingga dilakukan verifikasi lapangan. Ini merupakan verifikasi terakhir DPK setelah sebelumnya di Sekretariat DPRD Bontang, Disdukcapil Bontang, Setda Bontang, Disdikbud Bontang, serta Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM). Selama melakukan proses verifikasi dan audit, tim dari DPK Bontang melakukan audit ke semua bidang.

“Kami melakukan audit terhadap keseluruhan elemen penyelenggaraan kearsipan, mulai dari proses penciptaan, pemberkasan dan penataan, penyimpanan dan pemeliharaan, sampai penyusutan arsip,” tuturnya.

Kata dia, audit kearsipan ini didasarkan pada empat pilar kearsipan. Di antaranya Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 4 Tahun 2011 tentang pedoman tata naskah dinas di lingkungan Pemkot Bontang, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 17 Tahun 2017 tentang pedoman tata kearsipan, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 8 Tahun 2018 tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif pemerintah daerah, Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 23 Tahun 2018 tentang pedoman jadwal retensi arsip fasilitatif pemerintah daerah, dan Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

“Hasil risalah dari audit dan verifikasi ini, akan disampaikan kembali ke Kesbangpol dan diberikan kesempatan untuk membaca serta menelaah. Jika ada sanggahan, maka akan dilakukan revisi dengan menampilkan faktor pendukung. Dan setelah semua disetujui, terakhir dilakukanlah penandatanganan berita acara,” terangnya.

Sebagai informasi, Gagas merupakan penghargaan tata kelola kearsipan yang baik yang diwujudkan dalam sebuah perlombaan antar Organisasi Perangkat Daerah (OPD) se-Bontang. Dengan adanya lomba ini diharapkan, seluruh OPD bisa semakin termotivasi untuk melakukan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik.

Gagas sudah dilaksanakan DPK sejak 2018 lalu. Pada tahun pertama, Sekretariat Daerah (Setda) Bontang berhasil menyabet piala bergilir sebagai juara 1. Lalu di tahun 2019, piala bergilir tersebut direbut oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud). (adv)

Komentar

Berita Terkait